پیام خودکار در واتساپ

آیا تا به حال پیش آمده که مشتری دقیقا وقتی خواب هستید یا در جلسه حضور دارید پیام دهد و چون دیر جواب داده اید، خریدش را از رقیب انجام دهد؟ این کابوس بسیاری از صاحبان فروشگاه های آنلاین مانند سایت های همکاری در فروش است. اما نگران نباشید؛ تکنولوژی برای همین روزها ساخته شده است.

تصور کنید یک منشی هوشمند دارید که ۲۴ ساعته بیدار است و با روی خوش به مشتریان پاسخ می دهد، بدون اینکه حقوقی دریافت کند یا خسته شود. این منشی همان قابلیت پاسخ دهی اتوماتیک است. در این مقاله دقیقاً یاد می گیریم چطور این سیستم را روی گوشی خود پیاده کنیم و از ازت دست رفتن فرصت های طلایی فروش جلوگیری کنیم. آماده اید تا گوشی تان را به ماشین پول سازی تبدیل کنید؟

نحوه ارسال پیام خودکار در واتساپ

مدیریت پیام های انبوه در پیام رسان ها، به خصوص وقتی کسب وکار شما رونق می گیرد، با انگشتان دست و تایپ دستی تقریبا غیرممکن است. روش‌های اتوماسیون مثل پاسخ اتوماتیک در اینستا یا ارسال پیام خودکار در واتساپ راهکاری است که مرز بین یک بیزینس حرفه ای و یک مغازه سنتی را مشخص می کند. برای این کار ما دو مسیر کلی پیش رو داریم: استفاده از قابلیت های داخلی خود واتساپ (نسخه بیزینس) و یا کمک گرفتن از ابزارهای جانبی و ربات ها.

اگر کاربر نسخه معمولی واتساپ هستید، باید بدانید که متا (شرکت مادر واتساپ) امکانات پاسخگویی خودکار را در نسخه معمولی قرار نداده است. چرا؟ چون این ویژگی ها ماهیتاً تجاری هستند. پس اولین قدم برای حرفه ای شدن، مهاجرت به نسخه WhatsApp Business است. نترسید، تاریخچه چت هایتان با یک بک آپ ساده منتقل می شود.

پیام خودکار در واتساپ بیزینس

واتساپ بیزینس گنجینه ای از ابزارهای رایگان است که متاسفانه بسیاری از افراد فقط نام آن را شنیده اند. برای تنظیم پیام خودکار، نیازی به دانش برنامه نویسی یا جادوگری نیست؛ کافی است مراحل زیر را با دقت طی کنید.

این قابلیت به دو دسته تقسیم می شود: پیام خوش آمدگویی (Greeting Message) و پیام عدم حضور (Away Message).

تنظیم پیام خوش آمدگویی (برای مشتریان جدید)

این پیام وقتی ارسال می شود که شخصی برای اولین بار به شما پیام می دهد یا بعد از ۱۴ روز عدم فعالیت، دوباره سراغتان می آید.

1. وارد اپلیکیشن WhatsApp Business شوید.
2. گزینه Business tools (ابزارهای تجاری) را انتخاب کنید.
3. وارد بخش Greeting message شوید.
4. تیک گزینه Send greeting message را روشن کنید.
5. روی آیکون مداد ضربه بزنید و متن دلخواهتان را بنویسید. (مثلاً: سلام! به فروشگاه ما خوش آمدید. چطور می توانم کمکتان کنم؟)
6. در بخش Recipients مشخص کنید چه کسانی این پیام را دریافت کنند (پیشنهاد ما: گزینه Everyone not in address book را انتخاب کنید تا به دوستان و آشنایان پیام رسمی ارسال نشود).

تنظیم پیام عدم حضور (برای ساعات غیرکاری)

وقتی در خواب ناز هستید، این پیام به مشتری می گوید که پیامش را دیده اید و به زودی برمی گردید.

1. در همان بخش Business tools، گزینه Away message را انتخاب کنید.
2. تیک فعال سازی را بزنید.
3. پیام خود را ویرایش کنید.
4. در قسمت Schedule، زمان ارسال را تعیین کنید. گزینه Outside of business hours بهترین انتخاب است (البته قبلش باید ساعات کاری را در پروفایل خود تنظیم کرده باشید).

پاسخ فوری در واتساپ

گاهی اوقات شما آنلاین هستید، اما فرصت ندارید یک متن تکراری طولانی (مثل شماره کارت یا آدرس دفتر) را صد بار تایپ کنید. اینجا قابلیت Quick Replies (پاسخ های سریع) به دادتان می رسد. این ویژگی دقیقا مانند یک میانبر صفحه کلید عمل می کند.

فرض کنید می خواهید شماره شبا ارسال کنید. به جای رفتن به یادداشت ها و کپی کردن، می توانید یک میانبر تعریف کنید. برای ساخت آن:

1. به Business tools و سپس Quick replies بروید.
2. دکمه مثبت (+) را بزنید.
3. در قسمت Shortcut یک کلمه کلیدی کوتاه بنویسید (مثلا: /shaba).
4. در قسمت Reply message متن کامل شماره شبا و نام صاحب حساب را وارد کنید.

حالا در هر چتی، کافی است علامت اسلش (/) را تایپ کنید تا لیست جواب های آماده ظاهر شود. این کار سرعت پاسخگویی شما را حداقل ۵ برابر می کند و مشتری را منتظر نمی گذارد.

برنامه ارسال خودکار پیام در واتساپ

اگر از واتساپ معمولی استفاده می کنید یا امکانات واتساپ بیزینس برایتان محدود است، باید سراغ اپلیکیشن های واسط بروید. البته باید هوشیار باشید؛ واتساپ روی استفاده از ربات های غیررسمی حساس است و اگر زیاده روی کنید، ممکن است اکانتتان را مسدود کند. پس با احتیاط قدم بردارید.

یکی از بهترین ابزارها برای اندروید، اپلیکیشن AutoResponder for WhatsApp است. این برنامه مثل یک دستیار قابل تنظیم عمل می کند. ویژگی های این برنامه:

• قابلیت ست کردن کلمات کلیدی خاص (مثلا اگر مشتری گفت “قیمت”، ربات لیست قیمت را بفرستد).
• امکان ایجاد تاخیر در پاسخ (تا مشتری فکر کند یک انسان دارد تایپ می کند و حس بهتری بگیرد).
• قابلیت نادیده گرفتن گروه ها و مخاطبین خاص.

برای استفاده، باید به این برنامه دسترسی نوتیفیکیشن بدهید تا بتواند پیام های ورودی را بخواند و پاسخ مناسب را ارسال کند.

ربات ارسال پیام خودکار در واتساپ

وقتی کسب وکارتان آنقدر بزرگ می شود که روزانه هزاران پیام دارید، دیگر اپلیکیشن های گوشی جوابگو نیستند. اینجاست که پای API واتساپ به میان می آید. استفاده از API رسمی واتساپ، راه حل نهایی و البته هزینه بر برای شرکت های بزرگ است.

ربات ها، سطح بعدی اتوماسیون هستند – مثل یک کارمند مجازی که ۲۴/۷ کار می کند. برای واتساپ، از WhatsApp Business API استفاده کنید، که نیاز به شریک رسمی (مثل Twilio) دارد.

1. API را فعال کنید (هزینه ماهانه حدود ۵۰ دلار).
2. ربات را با ابزارهایی مثل Dialogflow (از گوگل) بسازید – سؤال بپرسد و بر اساس پاسخ، هدایت کند.
3. مثلاً: مشتری “سفارش” می گوید، ربات جزئیات را چک می کند و تأیید می فرستد.

در سطح ساده تر، Business Sender Pro چت بات هوش مصنوعی است که شرایط خاص را مدیریت می کند. برای کسب وکارهای متوسط، این ربات ها هزینه ها را تا ۴۰ درصد کم می کنند، زیرا سؤالات پایه را پاسخ می دهند.

نمونه متن پیام خودکار در واتساپ

داشتن ابزار یک چیز است و دانستن اینکه چه بگوییم، چیز دیگر. لحن پیام شما باید ترکیبی از احترام و صمیمیت باشد. خشک و اداری نوشتن، مشتری را فراری می دهد. در اینجا چند نمونه متن آماده را برایتان در جدول زیر آورده ام که می توانید همین حالا کپی و استفاده کنید.

سوالات متداول

آیا استفاده از پاسخگوی خودکار واتساپ هزینه دارد؟

خیر، قابلیت های داخلی واتساپ بیزینس کاملاً رایگان هستند. اما اگر بخواهید از ربات های پیشرفته یا API رسمی استفاده کنید، باید هزینه اشتراک سرویس های جانبی را بپردازید.

آیا روی واتساپ معمولی هم می توان پیام اتوماتیک گذاشت؟

به صورت پیش فرض خیر. واتساپ معمولی این گزینه را ندارد. باید یا از واتساپ بیزینس استفاده کنید یا اپلیکیشن های شخص ثالث (Third-party) مثل AutoResponder را نصب کنید که البته ریسک های امنیتی خودشان را دارند.

آیا واتساپ اکانت من را به خاطر استفاده از ربات مسدود می کند؟

اگر از امکانات خودِ واتساپ بیزینس استفاده کنید، هیچ خطری شما را تهدید نمی کند. اما اگر از برنامه های غیررسمی برای ارسال پیام های انبوه (Spam) استفاده کنید، احتمال مسدود شدن (Ban) شماره شما بسیار زیاد است. همیشه تعادل را رعایت کنید.

کلام پایانی

با خودکارسازی پاسخ‌ها در واتساپ، اکنون زمان باارزشی را که قبلاً صرف تایپ کردن جملات تکراری می‌شد، برای خود خریده‌اید. این آزادی عمل، فرصتی طلایی است تا جریان‌های درآمدی جدیدی را ایجاد کنید، بدون اینکه درگیر چالش‌های طاقت‌فرسای تامین کالا یا انبارداری شوید. یکی از هوشمندانه‌ترین روش‌های کسب درآمد در دنیای دیجیتال امروز، سیستم همکاری در فروش است که به شما اجازه می‌دهد تنها با تمرکز بر مهارت ارتباطی خود، سودهای جذابی را تجربه کنید.

اگر به دنبال بستری مطمئن و حرفه‌ای برای شروع این مسیر هستید، سیستم همکاری در فروش میمارکت انتخابی ایده‌آل برای شماست. با عضویت در این پلتفرم، می‌توانید از ابزارهای قدرتمند آن استفاده کنید و حتی پاسخگوی خودکار واتساپ خود را برای معرفی محصولات متنوع و هدایت مشتریان به کار بگیرید. پیشنهاد می‌کنم همین امروز سری به وب‌سایت میمارکت بزنید و قدم بعدی را برای هوشمندتر کردن کسب‌وکارتان و افزایش درآمد بردارید.